In diesem Kapitel werden die Bedeutung der E-Mail-Farben, der Aufbau einer E-Mail, die Bedeutung der Icons sowie die E-Mail-Protokolle erläutert.
| Anwender |
E-Mail-Farben #
E-Mails werden zur einfachen Unterscheidung in vier Farben dargestellt. Aber was sagt die Farbe aus?
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| rot | E-Mails, die mit der Priorität Hoch versendet wurden. |
| grün | Vom System erzeugt E-Mails. Hierzu zählen Benachrichtigungen für einen neuen Termin, eine neue Aufgabe oder einen Anruf. Nachrichten über Dokumentenabonnements oder Zuständigkeitsänderungen gelten ebenfalls als System-E-Mails. |
| blau | E-Mails die durch ein TecArt CRM versendet worden sind. Das können auch externe E-Mails anderer Nutzer der TecArt Software sein. Oder die E-Mail hat die Priorität niedrig. |
| schwarz | Alle externen E-Mails sowie sonstigen E-Mails. |
Symbole im Modul E-Mail #
Das E-Mail Modul protokolliert automatisch die Historie einer E-Mail und stellt diese mit unterschiedlichen Symbolen dar.
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
| Auf eine E-Mail antworten | |
| Allen Empfängern und dem Absender auf eine E-Mail antworten | |
| Eine E-Mail weiterleiten | |
| Eine vorhandene E-Mail bearbeiten, um sie zu senden oder als Entwurf zu speichern. | |
| Verschieben einer E-Mail in einen anderen Ordner | |
| Postfach | |
| Posteingangsordner | |
| Postausgangsordner | |
| Gesendet-Ordner | |
| Papierkorb-Ordner | |
| Entwürfe-Ordner | |
| Spam-Ordner und E-Mail als Spam markieren in der Listenansicht | |
| sonstige Ordner | |
| In der E-Mail ist ein Anhang enthalten. Das Symbol kann unter Umständen auch bei eingebetteten Bildern oder Besprechungsanfragen erscheinen. Innerhalb einer E-Mail-Vorschau wird dies als Button angezeigt. | |
| Ungelesene E-Mail | |
| Gelesene E-Mail | |
| E-Mail wurde gefiltert | |
| E-Mail wurde weitergeleitet | |
| E-Mail wurde beantwortet | |
| E-Mail ist zur Nachverfolgung markiert | |
| E-Mail wurde erledigt | |
| Nur die Kopf-Informationen (Header) wurden bei einem IMAP-Konto abgerufen. | |
| Signierte E-Mail | |
| Verschlüsselte E-Mail | |
| Hinweis zur Echtheit der Signatur bzw. des Zertifikates | |
| E-Mail-Protokoll |
Aufbau einer E-Mail #
Einfache Nutzung und doch oft verwechselt. Was bedeutet was und wie ist der normale Umgang?
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Von | Steht für den Absender einer E-Mail. Er ist für den Inhalt verantwortlich. |
| An… | Alle Empfänger in An… sind die direkten Empfänger und sollten auf den Inhalt einer E-Mail reagieren. |
| Cc… | Die Empfänger in Kopie sind nicht direkt am Inhalt der E-Mail beteiligt. Für sie ist die E-Mail nur zur Information. Von ihnen wird keine Bearbeitung erwartet. |
| Bcc… | Die Blindkopie an weitere Empfänger ist eine versteckte Möglichkeit, Informationen an Empfänger zukommen zu lassen. Diese Informationen werden in der E-Mail und im Quelltext einer E-Mail selbstverständlich nicht angezeigt. Solche E-Mails lassen sich anhand dieser Empfänger nicht filtern. |
| An… oder Cc… | Diese E-Mails lassen sich Filtern, da direkt auf die Empfänger eingegangen werden kann. |
| Datum | E-Mails haben mehrere Angaben. Es gibt sowohl ein Sendedatum sowie ein Empfangsdatum. Nicht alle E-Mail-Programme zeigen beide Daten. Daher kann eine Sortierung der E-Mails in verschiedenen Programmen unterschiedlich aussehen. In der Regel sollte der Posteingang, nach dem Empfang der E-Mail, im E-Mail-Programm sortiert werden. |
| Betreff | Die Betreffzeile ist eine der wichtigsten Angaben und sollte aussagekräftig sein. Wenn es um ein neues Thema geht, vermeiden Sie, auf diese E-Mail zu antworten. Schreiben Sie eine neue E-Mail oder verändern Sie den Betreff auf das neue Thema, um sich und dem Empfänger eine Chance für den Inhalt zu geben.
„AW: WG: AW: AW: AW: WG: Angebot 12345“ ist und bleibt einfach ein schlechter Betreff für: „In der Küche steht Kuchen zum Geburtstag“. |
| Message-ID | Diese ID ist eine weltweit eindeutige ID Ihrer E-Mail und ist im Quellcode enthalten. Anhand dieser ID wird Ihre E-Mail identifiziert. Im TecArt CRM werden diese IDs gespeichert um den Abruf oder das Löschen zu dokumentieren. Ein Abruf einer bereits abgerufenen E-Mail wird so unterbunden. |
E-Mail-Protokoll #
Protokolle innerhalb des TecArt CRM #
Was geschieht mit einer E-Mail innerhalb des TecArt CRM? Genau diese Frage beantwortet das E-Mail-Protokoll, welches Sie in der E-Mail-Vorschau über oder in der geöffneten E-Mail über > aufrufen. Jede E-Mail in der Vorschau oder jede geöffnete E-Mail enthält bereits einige Teilinformationen. Da nicht alles in den Kopfzeilen Platz hat, wird das Protokoll fortgeschrieben.
POP3 #
Post Office Protocol Version 3 ist ein Übertragungsprotokoll, über das E-Mails von einem E-Mail-Server abgeholt werden. POP3 ist in der Funktionalität sehr beschränkt und erlaubt nur das Auflisten, Abholen und Löschen von E-Mails am E-Mail-Server. Die Vorgehensweise des E-Mail-Abrufs unterscheidet sich vor allem dadurch, dass die Notwendigkeit der Empfangsbereitschaft des Clients weg fällt sowie der korrekte Empfang einer E-Mail nicht mehr bestätigt werden muss.
Wie auch SMTP ist POP3 recht simpel. Es setzt die Authentifizierung des Benutzers über Benutzernamen und Passwort voraus.
IMAP #
Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Im Gegensatz zu POP3 verbleiben die E-Mails auf dem Server und werden dort verwaltet. Für das Versenden von E-Mails muss ein anderes Protokoll (z.B. SMTP) verwendet werden.
Da alle Daten weiterhin auf dem Server verbleiben, zeigen – auch bei der Benutzung von mehreren Clients – alle den gleichen, aktuellen Datenbestand einer Mailbox an. Zudem wird eine lokale Speicherung der Daten unnötig und erweiterte Möglichkeiten, wie das Durchsuchen von E-Mails werden serverseitig durchgeführt. Im TecArt CRM werden zusätzliche Daten zu einer IMAP-Nachricht gespeichert, welche nicht über den E-Mail-Server an andere Systeme weitergegeben werden können. So ist ausschließlich im TecArt CRM sichtbar, wenn die E-Mail beispielsweise bei einem Objekt abgelegt wurde.
SMTP #
Das Simple Mail Transfer Protocol, das zum Austausch von E-Mails in Computer-Netzwerken dient, wird dabei vorrangig zum Einspeisen und zum Weiterleiten von E-Mails verwendet. Dabei sind, wie auch bei anderen Verfahren, Absender- und Empfängeradresse frei wählbar und eine Authentifizierung findet nicht statt. Aus diesem Grund ist die Verlässlichkeit der Absenderangabe einer E-Mail nicht gegeben, was sich Spam-Versender zunutze machen.
Neuere Server benutzen daher den Port 587, um ausschließlich von authentifizierten Benutzern/Servern Mails entgegenzunehmen
OAuth-Authentifizierung zwischen Exchange- und Exchange Online #
Bei der Authentifzierung zwischen dem TecArt CRM und Microsoft Exchange wird zum Schutz der Authentifizierungsdaten eine andere Art der Verschlüsselung genutzt. Aus diesem Grund gilt für die Einrichtung von POP3 und IMAP-Konten für Exchange-Server die Auswahl dieser Einträge.
OAuth (Open Authorization) ist der Name zweier verschiedener offener Protokolle, die eine standardisierte, sichere API-Autorisierung für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen erlauben.
Ein Endbenutzer kann mit Hilfe dieses Protokolls einer Anwendung den Zugriff auf seine Daten erlauben, die von einem anderen Dienst bereitgestellt werden, ohne geheime Details seiner Zugangsberechtigung dem Client preiszugeben. Der Endbenutzer kann so Dritten gestatten, in seinem Namen einen Dienst zu benutzen. Typischerweise wird dabei die Übermittlung von Passwörtern an Dritte vermieden.
SSL / TLS #
Transport Layer Security bzw. sein Vorgängername Secure Sockets Layer, ist ein hybrides Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung im Internet.
