Arbeitsschritte #

Über die festzulegenden Arbeitsschritte können Sie jeden einzelnen Vorgang vom 2- bis 6-Augen-Prinzip erstellen, prüfen und versenden. Sie sind nicht gezwungen alle Schritte durchzuführen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit zwischen den einzelnen Vorgangsarten Unterschiede einzustellen. Durch das 2- bis 6-Augen-Prinzip kann auch eine Person von der Erstellung bis zum Versand alles durchführen.

• Erstellen: Im ersten Arbeitsschritt Erstellen legen Sie die Gruppe fest, dessen Mitarbeiter generell eine neue Mahnung anlegen dürfen. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter Strg-Taste auswählen. Ein neuer Vorgang befindet sich immer im Status 0 – In Bearbeitung. Der Mitarbeiter sieht einen Button Zur Prüfung, ein Vorschaudokument des Vorgangs wird ggf. erzeugt.
  Über die Drop-Down-Liste Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den Folgeschritt aus.
  • Wählen Sie hier 1 – Erstellt wird der Vorgang zur Prüfung übergeben (2- bis 6-Augen)
  • Wählen Sie hier 2 – Geprüft wird der Vorgang zum Versand übergeben (2- bis 4-Augen)
  • Bei der Auswahl 3 – Versendet wird der Vorgang sofort nach Erstellung gebucht, eine Vorgangsnummer vergeben und ggf. der Versand via E-Mail eingeleitet.
• Prüfen: Im zweiten Abschnitt Prüfen werden erstellte Vorgänge zur Prüfung angeboten. Über die Festlegung der Gruppenauswahl bestimmen Sie, welche Mitarbeiter die Prüfung vornehmen dürfen. Diese Vorgänge befinden sich im aktuellen Status 1 – Erstellt. Über die Drop-Down-Liste Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den Folgeschritt 2 – Geprüft oder 3 – Versendet aus.
• Versenden: Im letzten Arbeitsschritt Versenden legen Sie die Gruppe der Mitarbeiter fest, welche die Vorgänge abschließend buchen und versenden dürfen. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Vorgangsnummern werden ebenfalls in diesem Schritt vergeben, die Dokumente erzeugt, im Vorgang wird der Status auf 3 – Versendet gewechselt.

Ein besonderes Recht können Sie über die Gruppenauswahl im Feld Nutzer der Gruppe können Mahnungen immer bearbeiten festlegen. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit, bis zum Versand und der damit verbundenen Verbuchung des Vorgangs, Änderungen in jeder einzelnen Bearbeitungsstufe vornehmen zu können. Insbesondere an Daten des Vorgangs selber, Änderung von Einstellungen, bis hin zum Kontakt oder Rechnungskonto.

Massenbearbeitung administrieren #

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppen mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten dürfen. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.

Formeln in Übersichten berechnen #

Über die Gruppenauswahl im Abschnitt Formeln in Übersichten berechnen können Sie die Gruppen festlegen, die in der Listenansicht des Moduls den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnen, Formeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird Alle Formeln neu berechnen, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

Exportieren #

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg-Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in den Mahnungen im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

Automatische Erzeugung #

Über den Abschnitt Automatische Erzeugung können Sie für überfällige Ausgangsrechnungen automatische Mahnungen auslösen.

Haben Sie überfällige Ausgangsrechnungen, so können Sie über das Feld Bearbeitungsstand für automatisch erzeugte Mahnungen die Stufe Ihrer Prüfungen festlegen. In der Nacht werden alle überfälligen Ausgangsrechnungen geprüft und sofern ein Kriterium eintritt, wird die entsprechende Mahnung angelegt. Wählen Sie die Einstellung 3 – Versendet, werden alle Mahnungen automatisch erstellt und ggf. versendet.

Nachfolgend erfolgt die Einstellung des Feldes Automatisch erzeugte Mahnungen eines Tages vor Versand zusammenführen. Für jede überfällige Ausgangsrechnung wird eine Einzelmahnung angelegt. Wird diese durch das System auch automatisch versendet, so werden mit der zusätzlichen Option alle offenen Mahnungen, deren Kontakt und Rechnungskonto übereinstimmen, zu einer Mahnung zusammengefasst, erst dann erstellt und ggf. versendet. Bei allen anderen Möglichkeiten (0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft) greifen die nachfolgenden Einstellungsmöglichkeiten.

Werden Mahnungen automatisch erzeugt oder manuell angelegt, so wird durch diese Einstellung bestimmt, ob die jeweiligen Vorgänge zusammengefasst werden oder nicht. Dabei orientiert sich die Einstellung an generellen Einstellungen über die Registerkarte Rechnungskonten sowie individuellen Einstellungen innerhalb eines ~Link~Rechnungskontos.

Mahnungen werden also zusammengefasst, wenn im zugeordneten Rechnungskonto die Einstellung durch Standard bzw.  Ja = JA ergibt und nicht zusammengefasst, wenn die Einstellung durch Standard oder Nein = NEIN ergibt.

Über das Feld Vor- und Nachlauf in Tagen für automatisch zu generierende Mahnungen haben Sie die Möglichkeit, Mahnungen anhand der überfälligen oder demnächst überfälligen Ausgangsrechnung -14 Tage im Vorlauf oder 7 Tagen im Nachlauf zum Fälligkeitsdatum zu erzeugen. Für diese Einstellung empfehlen wir eher einen Nachlauf, falls Banklaufzeiten und Zahlungseintragungen nicht tagesaktuelle durchgeführt werden.

Wählen Sie einen Benutzer für automatische Erzeugung aus. Dieser Benutzer benötigt die erforderlichen Rechte in der Buchhaltung und wird als Ersteller geführt. An dieser Stelle können Sie auch abweichende „Schnittstellenbenutzer“ verwenden, um eine eindeutige Trennung zwischen natürlichen Personen und Automatismen zu erkennen.

Optional können Sie über das Kontrollkästchen Zusammengeführte Einzelmahnungen behalten die Löschung der Einzelmahnungen zu Prüfungszwecken verhindern. Diese Vorgänge müssen Sie dann manuell löschen. Die Zusammenführung von Vorgängen wird automatisch nur einmalig vorgenommen. Werden so zwei Vorgänge gleichen Typs am ersten Tag erzeugt, wird ein neuer zusammengefasster Vorgang erstellt und die Vorgänge des ersten Tages gelöscht. Werden am zweiten Tag nun wieder ein oder mehr Vorgänge desselben Typs erzeugt und der zusammengefasste Vorgang des Vortages wurde noch nicht bearbeitet, so werden alle Vorgänge zu einem neuen zusammengeführt und die bisherigen einzelnen und zusammengefassten Vorgänge gelöscht.

Mahnungsnummern #

E-Mail-Versand #

Sie können für Mahnungen einen automatisch Versand via E-Mail einrichten. Dabei können Sie Einstellungen für Vorlagen, Betreffs oder Absende-E-Mail-Adresse vornehmen.

Für den Versand via E-Mail müssen die Angaben des Rechnungskontos zwei Kriterien erfüllen. Das Feld Rechnungsversand darf nicht auf Papierrechnung eingestellt sein und im Feld E-Mail muss mindestens eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Erst mit diesen Grundlagen kann die jeweilige Mahnung via E-Mail versendet werden.

Über das Feld Benutzer wählen Sie einen Benutzer aus, bei welchem das gewünschte Versand-E-Mail-Konto eingerichtet wurde. Über das zweite Feld legen Sie dann eines der eingeblendeten E-Mail-Konten als Versand-E-Mail-Konto fest. Es ist unerheblich welchen Benutzer Sie wählen, wenn es sich um ein Gruppen-E-Mail-Konto handelt. Der Benutzer muss lediglich Mitglied dieser Gruppe sein. Auch ist es unerheblich, ob ein anderer Benutzer den Vorgang versenden soll, alleinig der Zugriff auf das ausgewählte E-Mail-Konto entscheidet über die Versandmöglichkeit.

Sollen Ihre Mahnungen in einer einfachen Text-E-Mail oder aufbereiteten HTML-E-Mail versandt werden, so nehmen Sie im Feld E-Mail versenden als die entsprechende Einstellung vor. Diese entscheidet auch dann über die gewählte E-Mail-Vorlage, welche zum Versand herangezogen wird. Bearbeiten können Sie die Vorlagen über den Button Templates bearbeiten. Ein entsprechender Betreff rundet die E-Mail-Einstellungen ab. Sowohl im Betreff, wie auch in den E-Mail-Vorlagen können Sie auf alle Daten des Vorgangs zurückgreifen, die Sie auch in Ihrem Dokument verwenden können. Damit könnten Sie Ihre Mahnungen sogar komplett als Text- oder HTML-E-Mail erzeugen.

Wurde für das ausgewählte E-Mail-Konto für den Versand ein E-Mail-Zertifikat hinterlegt, so können Sie durch das Kontrollkästchen Nachrichten digital signieren festlegen, dass alle E-Mails signiert werden. Sollen auch die Dokumente mit demselben Zertifikat signiert werden, so setzen Sie den Haken bei Rechnungsdokumente signieren.

In der Regel werden PDF-Dokumente erstellt, dessen Inhalte auch durchsuchbar sind, so dass Texte direkt aus einem Dokument herauskopiert werden können. Wird dies nicht gewünscht, kann die Option PDF mit nicht kopierbarem Text erstellen aktiviert werden. Alle danach erzeugten PDF-Dokumente enthalten nicht mehr kopierbare Texte. Einige Spam-Filter reagieren auf durchsuchbare PDF-Dokumente, so dass die E-Mails ggf. im Spam-Ordner des Empfängers landen. Entscheiden Sie bitte, ob Sie Ihren Empfängern durchsuchbare oder nicht durchsuchbare PDF-Dokumente anbieten möchten.

Über die Option E-Mails automatisch versenden legen Sie fest, ob die erstellten E-Mails mit angehängten Vorgangsdokumenten automatisch versendet werden sollen.

Allgemeine Einstellungen #

Mahngebühren #

Maximal haben Sie die Möglichkeit bis zu drei Mahnläufe einzuleiten. Je Mahnlauf können Sie in den Feldern Mahngebühr 1 , Mahngebühr 2 und Mahngebühr 3 einen Wert in Euro angeben, welcher auf den offenen Rechnungsbetrag aufgeschlagen werden soll.

Soll Ihre erste Mahnung lediglich eine Zahlungserinnerung darstellen, ohne weitere Gebühren, lassen Sie das entsprechende Feld der Mahngebühr 1 einfach frei. Die Mahngebühren werden je Mahnstufe addiert.

Dokumentenname #

An dieser Stelle legen Sie den Dokumentennamen fest, welchen Ihre Mahnung erhalten soll. Dabei können Sie auch mit Variablen arbeiten, um den Dokumentennamen zum Beispiel mit der Vorgangsnummer zu erweitern. Im TecArt CRM selbst können Sie beliebige Dokumentennamen verwenden. Diese können auch Unterstriche oder Trennstriche enthalten. Bitte prüfen Sie ggf. mit den verwendeten Buchhaltungsprogrammen ab, ob diese alle Zeichen akzeptieren, wenn Sie später die Dokumente weiterverarbeiten möchten.

Dublettenprüfung #

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button Konfigurieren und Prüfung starten zur Verfügung.

Konfigurieren #

Über Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma, PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zu lassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Speichern Ihre Einstellungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für externe Anwendungen, welche mittels Schnittstellen angebunden sind, angewendet.

Prüfen #

Beim Klick auf Prüfung starten, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie individuell für die Prüfung anpassen. Nach dem Klick auf Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

Nicht buchhaltungsrelevante Felder #

Über den Abschnitt Nicht buchhaltungsrelevante Felder lassen sich ausschließlich selbst angelegte Felder sowie Add-on-Felder so einstellen, dass diese für die Buchhaltung und die Regeln der GoBD ausgenommen werden können. Systemfelder können nicht verwendet werden. Nicht buchhaltungsrelevant bedeutet, dass diese Felder auch in verbuchten Vorgängen noch geändert werden dürfen.

Klicken Sie bei Bedarf auf Konfigurieren und markieren Sie die Felder im sich neu öffnenden Fenster, welche dies betrifft. Speichern Sie abschließend die Einstellung.

Ab diesem Zeitpunkt erscheint Bearbeiten auch für verbuchte und versendete Vorgänge wieder in den einzelnen Datensätzen. Nur diese Felder können durch berechtigte Personen geändert werden. Berechtigt sind Personen, wenn sie gleichzeitig die Berechtigung erhalten, diese Vorgangsart immer zu bearbeiten, welches Sie im Abschnitt Arbeitsschritte definiert haben.

Benachrichtigungen und Labels #

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten, Regel löschen und Neue Regel.

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.
Sie entscheiden,

• ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder
• ob Sie nur Benachrichtigungen verschickt wollen oder
• beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen.

Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen.