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Erweiterte Gruppeneinstellungen

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Inhaltsverzeichnis

Arbeiten Sie in Ihrem System mit vielen Standorten, mehreren Unternehmen, vielen Gruppen und einer Vielzahl von Mitarbeitern, kann es eventuell notwendig werden, bestimmte Teile innerhalb der Hierarchie nicht mehr allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Dabei stehen Ihnen eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Administrator

Funktionsbeschreibung #

Im ersten Abschnitt legen Sie einen Startpunkt für die hierarchische Anzeige von Gruppen fest, welche das Gruppenmerkmal Gruppe ist eine Abteilung besitzen. Diese Einstellung ist Ausgangsgrundlage für den hierarchischen Gruppenaufbau.

Nachfolgend finden Sie die Beschreibung der einzelnen Einstellungsmerkmale für eine strenge Rechtehierarchie, ausgehend von der Startgruppe.

Option Beschreibung
Einschränkungen für Benutzer aktivieren für... Aktiviert oder deaktiviert die strenge Rechtehierarchie generell. Dies ist damit die Ausgangsgrundlage für weitere Einstellungen und Anzeigen.

Gleichzeitig ist dies die ausreichende Einstellung, um für die Urlaubsplanung die Sichtbarkeiten nach unten einzuschränken. Beachten Sie hierbei bitte im Seitenverlauf die Beispiele.
die Benutzersichtbarkeit und -auswahl in Aktivitäten Diese Auswahl schränkt die aktivierte strenge Rechtehierarchie weiter ein. Hierdurch werden nur Abteilungen und Benutzer in den Zuständigkeiten der Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe und Notizen) angezeigt, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden, immer von der Startgruppe ausgehend.
die mögliche Synchronisation von Benutzerinformationen mit mobilen Endgeräten Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Synchronisation von Benutzerinformationen mit mobilen Endgeräten. Es werden nur Benutzerinformationen von Benutzern synchronisiert, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden. Darüber hinaus muss der Benutzer auch generell synchronisiert werden dürfen. (Spezielles Gruppenrecht > Benutzer darf synchronisiert werden)
die Anzeige von Benutzer-Geburtstagen auf dem Startbildschirm Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Geburtstage der Benutzer. Dabei werden nur Geburtstage von Benutzern auf dem Startbildschirm angezeigt, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden.
die Telefonbucheinträge von Benutzern auf dem Startbildschirm Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Darstellung der Telefonbucheinträge im Startbildschirm. Es werden nur noch Telefonbucheinträge von Benutzern angezeigt, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden.
die mögliche Anzeige von Wiedervorlagen und Erinnerungen Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Sichtbarkeit der Wiedervorlagen und Erinnerungen. Nur Wiedervorlagen von Benutzern werden angezeigt, welche sich auf der gleichen oder untergeordneten Gruppenebenen befinden. Dies setzt jedoch ein weiteres spezielles Gruppenrecht voraus, Wiedervorlagen anderer Benutzer dürfen eingesehen werden.
die Vererbung spezieller Rechte von unten nach oben Wird dieses Merkmal aktiviert, werden die speziellen Rechte aller untergeordneten Gruppen an die Benutzer nach oben vererbt. Dabei ist vom höchsten Startpunkt für einen Benutzer auszugehen. Alle unterhalb des Startpunkts gesetzten speziellen Rechte erhält der Benutzer ebenfalls, auch wenn dieser nicht in den entsprechenden Gruppen Mitglied ist. Der Nutzer erhält keine Rechte übergeordneten Gruppen.
die Autovervollständigung von E-Mail-Adressen im E-Mail-Modul Aktiviert die strenge Rechtehierarchie für die Sichtbarkeit der E-Mail-Adressen von Benutzern. Dabei sieht der Benutzer bei der Autovervollständigung nur die E-Mail-Adressen von Benutzern des Systems die sich auf gleicher oder untergeordneter Gruppenebenen befinden. E-Mail-Adressen der Benutzer von übergeordneten Gruppen werden nicht angezeigt, sofern diese nicht ggf. über angelegte und sichtbare Kontakte oder durch persönliches Anschreiben/Antworten anderweitig dem Benutzer bekannt sind.
Option Beschreibung
Option Beschreibung
Zeige nur Rechtegruppen in Sicherheitseinstellungen für Objekte Wird das Recht aktiviert, so werden nur noch die Gruppen in der Sicherheitsregisterkarte von Objekten angezeigt, welche den Gruppentyp Gruppe ist eine Rechtegruppe erhalten haben. Informationen zu Gruppentypen erhalten Sie im Abschnitt Gruppentypen.

Beispielanwendungen verschiedener Funktionen #

Voraussetzung für die nachfolgenden Beispiele ist immer der Aufbau einer hierarchischen Gruppenstruktur. Im TecArt CRM kann nur eine Hierarchie festgelegt und im Feld Startordner bei Gruppenauswahl ausgewählt werden.

Strenge Rechtehierarchie aktivieren #

Über den Punkt Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... schränken Sie bereits in der Dienst- und Urlaubsplanung die Sicht der Abteilungsleiter so ein, dass diese nur ihre Abteilung sehen können. Ein Bereichsleiter hat Zugriff auf seinen Bereich und alle ihm unterstellten Abteilungen. Dieser Punkt aktiviert immer die Sicht auf alle Abteilungen vom eigenen Standpunkt aus nach unten. Eine parallele Sicht in einen anderen Bereich ist nicht möglich, es sei denn, man setzt den Benutzer explizit parallel in einen anderen Baum der Hierarchie.

Anbei erhalten Sie verschiedene Varianten, die für Ihr Unternehmen zutreffen können. Dabei werden je Beispiel unterschiedliche Gruppenbezeichnungen und Hierarchien verwendet, da jedes Unternehmen einen andere Hierarchie haben kann und wir die unterschiedlichsten Beispiele darstellen möchten.

Erste Ebene

Zweite Ebene

Dritte Ebene

Vierte Ebene

Beispiel 1 mit 3 Ebenen #

Anforderung Lösung Screenshot
  • In diesem Beispiel gibt es 3 Ebenen mit drei verschiedene Gruppentypen (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Mitarbeiter) und zwei Abteilungen.
  • Die Geschäftsführung in der Ebene 1 soll Urlaub in zweiter Instanz abschließend genehmigen.
  • Abteilungsleiter sollen den Urlaub ihrer Mitarbeiter in erster Instanz genehmigen und haben darüber hinaus nur eine Einsicht auf die Urlaubsplanung der eigenen Abteilung.
  • Mitarbeiter derselben Abteilung dürfen den Urlaub ihrer Abteilung einsehen.
 Voraussetzung:
Über muss der Startpunkt auf der Gruppe Geschäftsführung festgelegt werden und der Haken bei Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... gesetzt werden.

  • Geschäftsführung:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung
  • Abteilungsleiter 1:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
  • Mitarbeiter 1:
    Setzen Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung
  • Abteilungsleiter 2:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
  • Mitarbeiter 2:
    Setzen Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung
 Aufbau der Hierarchie
Sicht des Abteilungsleiters

Sicht der Geschäftsführung

Beispiel 2 mit 4 und mehr Ebenen #

Anforderung Lösung Screenshot
  • In diesem Beispiel gibt es 4 und mehr Ebenen mit verschiedenen Gruppentypen (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Teamleiter, Mitarbeiter und einen zweiten Standort).
  • Der Abteilungsleiter stellt jeweils die letzte Instanz für die Genehmigung des Urlaubs dar.
  • Der Abteilungsleiter darf ausschließlich die Mitarbeiter der eigenen Abteilung sehen.
  • Krank eintragen sowie Urlaub genehmigen und stornieren dürfen die Abteilungsleiter nur für ihre eigene Abteilung.
  • Den Urlaub der Abteilungsleiter soll die Geschäftsführung genehmigen.
 Voraussetzung:
Über muss der Startpunkt auf der Geschäftsführung festgelegt werden und der Haken bei Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... gesetzt werden.

  • Geschäftsführung:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung
  • Abteilungsleiter 1:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung
  • Teamleiter 11:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
  • Mitarbeiter 11:
    Aktivieren Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung
  • Standort 2
    Optional kann hier auch die Option Gruppe ist eine Abteilung aktiviert werden. Bleibt dies aus, ist diese Gruppe in der Übersicht der Geschäftsführung nicht zu sehen (siehe Screenshot rechts)
  • Abteilungsleiter 2:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung und Gruppe ist eine Abteilung
  • Teamleiter 2:
    Aktivieren Sie die Optionen Benutzer der Gruppe sind Abteilungsleiter und Gruppe ist eine Abteilung
  • Mitarbeiter 2:
    Aktivieren Sie die Option Gruppe ist eine Abteilung
 Aufbau der Hierarchie
Sicht des Abteilungsleiters

Sicht der Geschäftsführung

Strenge Rechtehierarchie in Benutzerauswahlfeldern #

Die Option die Benutzersichtbarkeit und -auswahl in Aktivitäten nutzen Sie dann, wenn Sie die Sichtbarkeit der Benutzer auch auf die Zuständigkeit in Terminen, Aufgaben etc. oder in Benutzerauswahl-Feldern der verschiedenen Module einschränken möchten. Die Benutzer sehen den eigenen Hierarchiezweig bis zur ersten Gruppe nach oben, die mit dem Recht Benutzer der Gruppe sind in der Geschäftsführung versehen wurde. Möchten Sie Standorte mit mehreren Bereichen, Abteilungen und Teams und nur einer Genehmigungsstufe abbilden, so ist die Sicht der Benutzer untereinander eingeschränkt für den eigenen Standort.

Erste Ebene

Zweite Ebene

Dritte Ebene

Vierte Ebene

Fünfte Ebene

Anforderung Lösung Screenshot
  • In diesem Beispiel gibt es mehr als 4 Ebenen mit zwei Standorten.
  • Es gibt eine Geschäftsführung, welche alle Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter in der Zuständigkeit der Aktivitäten sehen und auswählen darf.
  • Weiterhin gibt es Abteilungsleiter und Mitarbeiter, welche nur den eigenen Standort einsehen dürfen.
  • Benutzer der Standort-Gruppe haben bereits das Recht der Geschäftsführung
  • Es gibt Abteilungsleiter und Mitarbeiter, welche die Hierarchie inklusive der zugehörigen Zuständigen bis zu Ihrem Standort sehen dürfen.
 Voraussetzung:
Über muss der Startpunkt auf die Geschäftsführung sowie der Haken bei Einschränkungen für Benutzer auf der gleichen oder untergeordneter Ebenen aktivieren für... gesetzt werden.Im Beispiel des Abteilungsleiters 2 wurde in der ersten Ansicht die Sicht durch die Auswahl des Punktes die Benutzersichtbarkeit und -auswahl in Aktivitäten eingeschränkt.

Im zweiten Beispiel dieses Abteilungsleiters 2 wurde diese Auswahl nicht getroffen.

Diese Beispiele verdeutlichen die Unterschiede zwischen der Dienst- und Urlaubsplanung und der einschränkenden Sicht in anderen Bereichen des TecArt CRMs.

 Aufbau der Hierarchie
Ansicht mit eingeschränkter Sicht

Ansicht ohne eingeschränkte Sicht
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